Минск, ул. Янки Купалы, д. 11, пом. 1Н

Пн-Пт: 8:30–20:00
info@otchet.by +375 (44) 717 85 85
info@otchet.by
+375 (44) 717 85 85

Архивирование документов

  • Позволяем руководителям компании сконцентрироваться на решении важных задач

  • Окажем комплексное или частичное обслуживание бухгалтерии

  • Поможем компании сэкономить

  • Ликвидируем ошибки в ведении бухгалтерской и налоговой документации

Стоимость

Если сложно определиться, наши консультанты готовы подсказать наиболее оптимальный вариант исходя из бизнеса клиента, его пожеланий и финансовых возможностей.

Мы сформировали пакеты услуг. Каждый заказчик может выбрать тот пакет, который больше всего ему подойдёт для решения возникших вопросов по бухгалтерскому и налоговому обслуживанию.

от 2520 BYN в месяц

На цену влияют следующие факторы:

  • организационно-правовая форма компании;
  • количество работников в штате;
  • внешнеэкономическая деятельность;
  • система налогообложения — общая или упрощённая;
  • объём и состояние первичной документации;
  • вид оказания бухгалтерских услуг.
О компании

Что такое архивирование документов и зачем нужно?

Процесс систематизации и правильного хранения документов. Процесс регламентируется белорусским законодательством, предусматривающим необходимость архивирования и сроки выполнения этой работы. Архивом пользуются граждане, когда им надо найти справку для назначения пенсии, пособий и других выплат. Хранятся в нём учредительные, кадровые, распорядительные бумаги, отчёты Процесс систематизации и правильного хранения документов. Процесс регламентируется белорусским законодательством, предусматривающим необходимость архивирования и сроки выполнения этой работы. Архивом пользуются граждане, когда им надо найти справку для назначения пенсии, пособий и других выплат. Хранятся в нём учредительные, кадровые, распорядительные бумаги, отчёты бухгалтеров, другие документы. бухгалтеров, другие документы.

Наши возможности

Процесс архивации состоит из следующих этапов:
  • Подготовительного
  • Сортировки бумаг

  • Систематизации

  • Описи

  • Каталогизации

Когда необходимо архивирование документов?

  • Необходимость хранения документов регламентируется законодательством. К услуге по архивации документов прибегают когда наступает ситуация, что документы не где хранить. В Беларуси юридические лица по Закону обязаны хранить документацию определенный срок. Например, регламенты, инструкции, протоколы, переписки и правила надо хранить 10 лет, документы об организации мероприятий – 5 лет. Трудовые договоры, личные дела, табели, журналы учёта рабочего времени при вредных условиях труда должны храниться не менее 50 лет, социальные документы – 75 лет.

Кому подходит архивирование документов?

Этим процессом должны заниматься в Беларуси все юридические лица. Однако есть предприятия, которым архивирование документов в организации следует передать на аутсорсинг. Это те, кто:
  • Не может обойтись без передачи работы на аутсорс из-за незначительных объёмов бизнеса и отсутствия финансовых средств для затрат на обслуживание хранения документации
  • Не имеет возможности выделить дополнительного работника, гарантировать хранение документации в условиях, которые защищали бы их от механических повреждений и гарантировали бы доступ только определенным лицам

Почему это выгодно?

Успешный бизнес любого предприятия – это не только правильно поставленные производство, торговля и предоставление услуг, но и порядок в документах. В том числе – грамотные их архивация и хранение. К плюсам архивирования документов относят следующие моменты:
  • Экономится пространство в офисе

  • Контролируется месторасположение всех документов

  • Контроль сроков хранения документа и его утилизация

Что входит в стоимость обслуживания?

Цена на архивацию документов в организациях, оказывающих подобные услуги, разная. На неё влияют:
  • Объём документов, подлежащих архивированию
  • Срочность выполнения работы
  • Специфика организации и документации
  • Требования, предъявляемые клиентом к исполнителю
  • Количество человек в штате компании
  • Система обложения налогом – общая или упрощённая
  • Другие моменты

К каждому заказчику мы практикуем индивидуальный подход. Находим оптимальный способ решить поставленные перед нами задачи. По всем запросам готовим коммерческие предложения с учётом выставленных клиентом пожеланий и требований.

Мы практикуем как комплексную архивную обработку, так работу по конкретным направлениям:

  • Экспертиза ценности бумаг (научной, практической) с полистным просмотром или без, выделением документов для уничтожения (с составлением соответствующего акта), составлением исторической справки компании, с написанием предисловий к описям, сдачей документов в госорганы
  • Уничтожение документации через сжигание (допускается присутствие сотрудника компании, проведение фото- или видеофиксации). Также сюда входит утилизация CD-DVD-носителей
  • Архивный переплёт бумаг может быть стандартным составным, составным для нестандартных документов, в обложку из картона (твердого). Ещё можно выбрать подшивку документов бухгалтерского характера без участия коленкора.

Преимущества клиента при сотрудничестве с нами

  • сроки бумаг постоянно контролируются. Мы готовим к сдаче их в архив как посредством выезда нашего специалиста к вам, так и с доставкой документов к нам. Проверяем документы и удаляем те, которые надо удалить
  • работаем в соответствии с Законом. Мы подготовим дела для сдачи с учётом всех требований, предъявляемых архивом. Проверим документы на ошибки, предложим их исправить
  • все документы подготавливаются правильно. Если нет опыта в архивировании документов, то сходу сложно подготовить их так, чтобы их без проблем в архиве приняли. Тогда надо платить архиву, чтобы его работники подготовили тома на хранение. У нас есть необходимый опыт, и подготовленные нами бумаги принимаются с первого раза
  • оперативное решение проблем в ходе ликвидации компании. К нам часто обращаются бизнесмены, предприятия которых решено ликвидировать. Услуга архивирования документов поможет ускорить процесс размещения их в архиве
  • заказчику не нужно тратить собственное время на архивирование документов. Чтобы правильно всё сделать, ему необходимо изучить соответствующие статьи законодательства, и лишь потом приступать к проведению экспертизы бумаг, их подборки, подшивки. У нас есть сотрудники, хорошо знающие архивное направление. Они ускорят процесс сдачи документов в архив, сэкономив ваше время 

Порядок работы с заказчиками

Мы работаем с клиентами с соблюдением следующих этапов:
  • 01
    Консультация
    Консультация и принятия заявки
  • 02
    Отбор бумаг
    Отбор бумаг и уточнение времени их хранения
  • 03
    Систематизация документов
    Проводим систематизацию поступивших в наше распоряжение документов
  • 04
    Оформление документации
    Проводим оформление систематизированной документации
  • 05
    Составляем описи
    Составляем описи с предисловиями
  • 06
    Создание архива
    Занимаемся созданием архива в электронном виде
  • 07
    Акты для передачи документов в архив
    Внимательно оформляем акты для передачи документов в архив
  • 08
    Архивирование дел
    Передаём дела на хранение в архив

На чем мы специализируемся?

В числе предложений нашей компании:
  • Предоставление архивных услуг
  • Оцифровывание документации
  • Проведение переплётных работ
  • Сортировка документов с выбраковкой тех, хранение которых не является обязательным  не предусмотрено законодательством Республики Беларусь
  • Удаление документов, у которых истёк срок хранения в архиве.
Мы работаем с:
  • Предприятиями
  • ИП
  • Оптовой торговлей
  • Предоставлением услуг
  • Туристической деятельностью
  • Строительством
  • IT-сферой
  • Транспортными услугами
  • и другими

Почему заказывают у нас?

  • Оплата

    Первая консультация – бесплатная

  • Внимательность к бумагам

    Внимательно относимся к каждой бумаге

  • Опытные срециалисты

    В штате работают опытные профессионалы

  • Работа в срок

    У нас нет форс-мажоров в виде больничных, отпускных. Архивированием всегда кто-то занимается

  • Соблюдаем сроки

    Соблюдаем сроки сдачи работы согласно договору

  • Снижение расходов

    Снижение у вашей компании расходов на обеспечение сохранности дел

  • Повышение эффективности работы

    Повышение эффективности работы сотрудников после снижения на них дополнительной нагрузки

  • Высокий уровень работ

    Повышение уровня работ по учёту документации в компании.

Наша команда

Все сотрудники
Ксения Александровна Рожкова
Должность: Главный бухгалтер
Екатерина Петровна Василенко
Должность: Руководитель отдела продаж
Мария Сергеевна Фурса
Должность: главный бухгалтер
Юлия Геннадьевна Станкевич
Должность: главный бухгалтер
Екатерина Андреевна Шишкова
Должность: бухгалтер 2-ой категории
Алеся Олеговна Шишкевич
Должность: Главный бухгалтер
Анна Алексеевна Иванова
Должность: бухгалтер 2-ой категории

Бизнес-партнеры

Отзывы о нашей компании

Все отзывы

ООО "Майндпрофсервис"

Хочу выразить огромную благодарность компании ООО «Отчет Бай» за их прекрасную услугу архивирования документов. С момента начала сотрудничества, мы обрели надежного партнера, способного эффективно управлять нашими бумажными делами.

Опыт компании и профессионализм, подтвержденные временем и положительными отзывами, сделали наше сотрудничество настоящим успехом. Каждый документ был обработан с вниманием к деталям и организован таким образом, что мы можем в любой момент легко найти необходимую информацию.

Большое спасибо за ваше профессиональное отношение и желаем вам дальнейших успехов в этой важной сфере!

Индивидуальный предприниматель Ежов В.В.

Хотим выразить искреннюю благодарность ООО «Отчет Бай» за услугу аутсорсинга бухгалтерского учета.

Специалисты компании не только демонстрируют глубокое знание налогов и учета, но и оперативно реагируют на каждый вопрос, который возникает у нас в ходе работы. 

Письмо, которое можно использовать в качестве рекомендации, лишь малая часть того, что мы хотели бы сказать в адрес ООО «Отчет Бай». Услуга аутсорсинга бухгалтерского учета – это драгоценный актив для любой компании, стремящейся к эффективному и беззаботному управлению своими финансами. Большое спасибо за ваше профессиональное сопровождение! Желаем вам дальнейших успехов в этой сфере!

УП "ГрандПромСтрой"

Выражаем благодарность ООО «Отчет Бай» за сопровождение в сложных вопросах хозяйственной деятельности и учета.

При обращении в ООО «Отчет Бай», мы поняли, что нашли надежного партнера. Специалисты компании всегда были на связи, готовы оперативно помочь в любой ситуации. Их комплексный подход к решению даже самых запутанных вопросов много говорит об их квалификации.

Это письмо — наш отзыв и рекомендация для организаций, которые ищут надежного и компетентного партнера в консультационных услугах. Благодаря «Отчет Бай» вы сможете найти ответы на сложные вопросы и получить поддержку в сфере бухгалтерского учета.

Индивидуальный предприниматель Фролов А.С.

На протяжении всего срока существования нашей компании, мы доверили ведение бухгалтерии ООО «Отчет Бай». Ведущий бухгалтер Екатерина продемонстрировала высший уровень профессионализма и внимания к деталям, что сделало наше сотрудничество продуктивным.

Особенно важно отметить, что наш путь с ООО «Отчет Бай» прошел без каких-либо затруднений с налоговыми органами. Это является наглядным доказательством тщательности и ответственности их подхода. Всегда можно рассчитывать на быструю помощь в решении текущих вопросов, даже в ситуациях, связанных с нюансами юридического характера.

Выражаем признательность сотрудникам и руководству ООО «Отчет Бай» за сопровождение нашего бизнеса. Их отзывчивость и экспертные консультации всегда находились под рукой, помогая нам находить выход из самых сложных ситуаций.

ООО "ИнфоЭкспертРед"

Сотрудничество с ООО «Отчет Бай» с первых дней работы нашей студии стало открытием. Мы обратились за помощью по рекомендации партнеров, также сотрудничающих с этой компанией, и остались довольны.

Начиная с первого контакта, наши впечатления только укреплялись. Менеджер компании проявил внимание и понимание на всех этапах взаимодействия – от первичной встречи до заключения соглашения. 

Одно из ключевых преимуществ – возможность полностью доверить бухгалтерские задачи профессионалам. Это позволяет нам заниматься рабочими вопросами, зная, что вопросы отчетности в надежных руках. Нам остается лишь передать необходимые документы раз в месяц – все остальное берет на себя команда «Отчет Бай».

Мы с уверенностью рекомендуем ООО «Отчет Бай» как надежного, ответственного и профессионального партнера в сфере бухгалтерии.

Вопрос-ответ

Нужно ли архивировать документы?

Да, это предусмотрено законодательством Республики Беларусь. По срокам хранения они делятся на временные, долговременные и постоянные.

Кто передает документы в архив?

Работник структурного подразделения, на которого приказом (распоряжением) возложена ответственность по работе над архивированием документации. 

Сколько лет должны храниться документы в архиве?

Это зависит от вида документа. Например, переписку, регистры бухучёта, кассовые книги, журналы регистрации, справки на оплату отпусков и учёбы хранят один год (минимальный срок). Максимальный срок – 55 лет – предусмотрен для хранения лицевых счетов работников для начисления им зарплаты (и других документов, имеющих отношение к расчётно-платёжным мероприятиям).   

Какие документы хранятся вечно?
  • приказы по основной деятельности
  • штатные расписания
  • акты об утрате бумаг и их уничтожении
  • деловая номенклатура
  • регистрационные журналы по основной деятельности
  • цены на услуги, товары, а также тарифы
  • документы уставного характера
  • приватизационная документация
  • паспорта сделок
  • документы, связанные с благотворительностью
Как происходит передача документов в архив?

Документы для архивации принимает сотрудник архива, который обязан оформить акт приема-передачи подлежащих хранению бумаг. Один экземпляр у него остаётся, другой отдаётся компании. Также с документами клиент обязан предоставить в архив описи документов и дел в трёх экземплярах.

Оформите заявку прямо сейчас

Не знаете какой тариф выбрать для вашего бизнеса? Заполните форму и получите бесплатную консультацию

    Имя
    Error
    Телефон
    Error

    Заполняя форму обратной связи, Вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

    Заполняя форму обратной связи, Вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

    Свяжитесь с нами прямо сейчас!