Минск, ул. Янки Купалы, д. 11, пом. 1Н

Пн-Пт: 8:30–20:00
info@otchet.by +375 (44) 717 85 85
info@otchet.by
+375 (44) 717 85 85

Хранение документов в архиве

  • Позволяем руководителям компании сконцентрироваться на решении важных задач

  • Окажем комплексное или частичное обслуживание бухгалтерии

  • Поможем компании сэкономить

  • Ликвидируем ошибки в ведении бухгалтерской и налоговой документации

Стоимость

Если сложно определиться, наши консультанты готовы подсказать наиболее оптимальный вариант исходя из бизнеса клиента, его пожеланий и финансовых возможностей.

Мы сформировали пакеты услуг. Каждый заказчик может выбрать тот пакет, который больше всего ему подойдёт для решения возникших вопросов по бухгалтерскому и налоговому обслуживанию.

от 280 BYN в месяц

На цену влияют следующие факторы:

  • организационно-правовая форма компании;
  • количество работников в штате;
  • внешнеэкономическая деятельность;
  • система налогообложения — общая или упрощённая;
  • объём и состояние первичной документации;
  • вид оказания бухгалтерских услуг.
О компании

Что такое хранение документов и зачем нужно?

Архивное хранение документов – это целенаправленное хранение ценных бумаг, скопившихся в организации в большом количестве, но не подлежащих утилизации определенное время. В Беларуси на законодательном уровне принято, что каждый вид документации обязан храниться сроком от одного года и до нескольких десятков лет. Однако далеко не у всех компаний есть возможность обеспечивать надёжную сохранность документов. В этом случае компании заказывают хранение документов в архиве. Услуга позволяет снять дополнительную непрофильную нагрузку с работников, на которых руководство возложило обязанности по их хранению, освободить значительные площади в офисах для других дел. Она гарантирует, что документы не будут похищены и не пострадают механически, не придут в негодность из-за неподходящего для них микроклимата. Бумаги структурируются сотрудниками архива, так что заказчику в случае необходимости с их ознакомлением не придётся тратить много времени на их поиск.

Хранение документов состоит из

  • Хранения бумаг депозитарным способом Архивные короба размещаются в специальных хранилищах. Они подготовлены в соответствии с законодательными актами Республики Беларусь

  • Организации делопроизводства, работы с документооборотом по его оптимизации Работа всех организаций в той или иной степени связана с созданием, хранением и надлежащим использованием всевозможных документов. Если правильно организовать в компании работу с имеющейся документацией, то ценные бумаги будут использоваться на сто процентов эффективнее. Это позволит бизнес-процессам протекать оперативно и с выгодой для организации

  • Работ с делами (документацией), принятыми организацией на хранение А именно – правильной их утилизацией (с предварительным отбором), подшивочно-переплётными работами, сканированием бумаг (дел), их ксерокопией, доставкой заказчику (сегодня заказал – завтра получает), подготовкой и доставкой специальных коробов для хранения

  • Научно-технических работ с поступившими бумагами Чем быстрее развивается компания, тем больше в ней появляется документов. Если заказать обработку научно-технического характера, то можно решить многие проблемные вопросы

Когда необходимо хранение документов (архив)?

Оно необходимо всегда, вопрос лишь в том, есть ли у компании возможности для архивации. Есть документы, которые законодательно хранить нет необходимости. Но их немного. Надобность хранения документов в архиве приближается с их накоплением. Из года в год их становится всё больше, и они требуют места для хранения. Можно заставить ими офисы, другие помещения. Но это затратно как в плане нахождения площадей под них, так и в плане передачи дополнительной нагрузки работникам, которые должны будут отвечать за их состояние, безопасность, доступность. Так что многие белорусские компании предпочитают сдать архив на хранение в специализированную организацию.

Кому подходит архив?

Он необходим организациям, у которых нет возможности выделить дополнительные площади для хранения документации. Есть определенные документы, обязательные для хранения после их использования. Некоторые могут храниться более 70-ти лет (документы для начисления пособий, пенсий, выплат социального характера). Они накапливаются ежемесячно, и хранить их на стеллажах в помещениях с неподходящим микроклиматом нельзя.  

Без архива не обойтись как действующим предприятиям, так и находящимся в стадии ликвидации. Заказав у нас услугу хранения документов в Минске, клиенты могут не волноваться за безопасное их содержание.

Почему хранение документов в архиве выгодно?

Если нам доверяют подлежащие архивированию ценные бумаги и заказывают услуги хранения документов в Минске, то взамен получают следующие плюсы от сотрудничества:
  • Экономятся большие рабочие площади

    Сдача бумаг для последующего их архивирования позволяет значительно разгрузить офис, освободив в нём место. Когда выносятся стеллажи с объёмными папками, то у сотрудников получается больше площадей для эффективной работы. Это положительно сказывается на результатах их труда

  • Стопроцентная конфиденциальность

    Система охраны в нашей компании хорошо работает, исключен любой несанкционированный доступ к документам. То есть важная информация хранится надёжно, её утечка исключена. К тому же все папки обладают уникальными номерами-идентификаторами без реквизитов организации

  • Хранение в комфортных условиях

    В помещениях, где находятся архивы с делами, круглосуточно поддерживается нужный микроклимат. Влажность – оптимальная, как и освещение. Всё это гарантирует максимально долгую сохранность ценных бумаг. Повреждение документации невозможно, все дела находятся под надёжной защитой

  • Грамотное уничтожение (утилизация) документации

    Как только истекает срок хранения документов, они в соответствии с белорусским законодательством утилизируются

Что входит в стоимость обслуживания?

Единой цены на услуги нет. Она разная в различных компаниях. Мы включаем в стоимость услуги хранения документов:
  • объём документации, которую предстоит заархивировать
  • сложность документов
  • срочность выполнения работ

На стоимость влияют следующие работы:

  • комплекс действий по сдаче документации ликвидируемых компаний на госхранение
  • обследование состояния документации, подлежащей архивации (составляем описи к фонду, предисловие к ним, историческую справку)
  • упорядочивание документов перед проведением экспертизы их значимости (ценности)
  • обработка документов научно-технологического характера (текстовая, графическая)
  • работа с бухгалтерской и кадровой документацией, которая должна храниться не более пяти лет (временно)
  • обработка личных дел работников, которые были уволены из организации
  • проведение анализа практической и научной ценности документов (управленческих бумаг). Выделяем документы, срок хранения которых уже завершился, после чего утилизируем их в соответствии с белорусским законодательством
  • сжигание документации. Уничтожаем как бумажные, так и электронные её варианты. На этом процессе может присутствовать заказчик. Также по его желанию мы предоставляем фотографии или видео процесса
  • работы, связанные с переплетением и брошюрованием
  • разработка составного переплетного архива. Он обойдется дороже обычного архива
  • подшивка документации бухгалтерского характера без использования коленкора

Какую бы услугу ни выбрал заказчик, мы подробно разъясняем все этапы работ, которые в него входят. У нас прозрачное ценообразование: клиенты знают, за что они платят. 

Порядок работы с нашими заказчиками

Взаимодействие с клиентами осуществляется следующим образом:
  • 01
    Связь с заказчиками
    заказчики связываются с нами посредством заполнения формы обратной связи на сайте, телефонного звонка или прихода в офис
  • 02
    Бесплатная консультация
    мы даём бесплатную консультацию по вопросам услуги хранения документов в Минске. На ней подробно рассказываем о том, что входит в услугу, обозначаем её стоимость
  • 03
    Заключение договора
    если заказчик согласен с нашими условиями, то заключаем договор. В нём чётко прописываются права и обязанности сторон, которые мы в работе неукоснительно соблюдаем
  • 04
    Архивация документов
    приступаем к непосредственному выполнению работ по архивации документов (их передают по электронной почте, в редких случаях мы сами приезжаем за ними)
  • 05
    Результаты работы
    предоставляем заказчику результаты выполненной работы

Также мы проводим экспертизу документации в компании заказчика. У нас есть сотрудники с опытом в архивном деле. Они выделяют документацию, подлежащую хранению, составляют опись. Бумаги, не нуждающиеся в хранении, оформляются комиссионным актом и сжигаются.

Для архивации документов сотрудник предприятия, ответственный за архивное дело, передаёт их нам. Мы принимаем бумаги, проверяем правильность их оформления, исправляем недочёты.

Также нашими услугами пользуются те, кто желает найти информацию по предоставленным в архив документам.

На чем мы специализируемся?

В рамках услуги хранения документов мы проводим:
  • архивную обработку документации (научно-технический вариант). Определяем ценность каждого документа
  • упорядочение документации непосредственно в компании заказчика (делаем всё, чтоб потом клиент мог быстро найти нужную ему бумагу)
  • переплёт ценных бумаг с подшивкой
  • перемещение архива с одного адреса на другой
  • хранение документации
  • сканирование ценных бумаг с предоставлением их в бумажном или электронном видах
  • хранение домашних документов
  • продажу специальных коробов для хранения архивов
  • продажу коробов накопительного характера

Почему заказывают у нас?

Если требуется сдать архив на хранение и вы выберете нас в качестве исполнителя, то:
  • Сэкономите офисные площади

    Сдача документации в архив позволит вам увеличить незанятое пространство в кабинете. Ряды со стеллажами и крупными папками уберут, и для сотрудников появится больше полезной площади. Они станут эффективнее трудиться

  • Получите 100-процентную конфиденциальность

    Документы охраняются круглосуточно, и посторонние лица к ним не притронутся. Каждая папка обладает собственным уникальным номером

  • Перестанете волноваться за условия хранения

    Мы в помещении поддерживаем необходимые влажность воздуха и температуру. Освещение тоже способствует лучшей сохранности. Механическое повреждение бумаг исключено

  • Не будете думать, как правильно утилизировать документы

    Мы сами сделаем всё в соответствии с Законом

  • Стопроцентная защита документов

    Она обеспечивается новейшими системами безопасности

  • Упорядочение расходов

    Архив оценивают эксперты. Площади используются рационально. Документация уничтожается вовремя и в рамках законодательства

  • Экспресс-аудит на бесплатной основе

    Оцениваем архив, определяем сроки выполнения работы, условия, в которых должны храниться документы

Наша команда

Все сотрудники
Ксения Александровна Рожкова
Должность: Главный бухгалтер
Екатерина Петровна Василенко
Должность: Руководитель отдела продаж
Мария Сергеевна Фурса
Должность: главный бухгалтер
Юлия Геннадьевна Станкевич
Должность: главный бухгалтер
Екатерина Андреевна Шишкова
Должность: бухгалтер 2-ой категории
Алеся Олеговна Шишкевич
Должность: Главный бухгалтер
Анна Алексеевна Иванова
Должность: бухгалтер 2-ой категории

Бизнес-партнеры

Отзывы о нашей компании

Все отзывы

ООО "Майндпрофсервис"

Хочу выразить огромную благодарность компании ООО «Отчет Бай» за их прекрасную услугу архивирования документов. С момента начала сотрудничества, мы обрели надежного партнера, способного эффективно управлять нашими бумажными делами.

Опыт компании и профессионализм, подтвержденные временем и положительными отзывами, сделали наше сотрудничество настоящим успехом. Каждый документ был обработан с вниманием к деталям и организован таким образом, что мы можем в любой момент легко найти необходимую информацию.

Большое спасибо за ваше профессиональное отношение и желаем вам дальнейших успехов в этой важной сфере!

Индивидуальный предприниматель Ежов В.В.

Хотим выразить искреннюю благодарность ООО «Отчет Бай» за услугу аутсорсинга бухгалтерского учета.

Специалисты компании не только демонстрируют глубокое знание налогов и учета, но и оперативно реагируют на каждый вопрос, который возникает у нас в ходе работы. 

Письмо, которое можно использовать в качестве рекомендации, лишь малая часть того, что мы хотели бы сказать в адрес ООО «Отчет Бай». Услуга аутсорсинга бухгалтерского учета – это драгоценный актив для любой компании, стремящейся к эффективному и беззаботному управлению своими финансами. Большое спасибо за ваше профессиональное сопровождение! Желаем вам дальнейших успехов в этой сфере!

УП "ГрандПромСтрой"

Выражаем благодарность ООО «Отчет Бай» за сопровождение в сложных вопросах хозяйственной деятельности и учета.

При обращении в ООО «Отчет Бай», мы поняли, что нашли надежного партнера. Специалисты компании всегда были на связи, готовы оперативно помочь в любой ситуации. Их комплексный подход к решению даже самых запутанных вопросов много говорит об их квалификации.

Это письмо — наш отзыв и рекомендация для организаций, которые ищут надежного и компетентного партнера в консультационных услугах. Благодаря «Отчет Бай» вы сможете найти ответы на сложные вопросы и получить поддержку в сфере бухгалтерского учета.

Индивидуальный предприниматель Фролов А.С.

На протяжении всего срока существования нашей компании, мы доверили ведение бухгалтерии ООО «Отчет Бай». Ведущий бухгалтер Екатерина продемонстрировала высший уровень профессионализма и внимания к деталям, что сделало наше сотрудничество продуктивным.

Особенно важно отметить, что наш путь с ООО «Отчет Бай» прошел без каких-либо затруднений с налоговыми органами. Это является наглядным доказательством тщательности и ответственности их подхода. Всегда можно рассчитывать на быструю помощь в решении текущих вопросов, даже в ситуациях, связанных с нюансами юридического характера.

Выражаем признательность сотрудникам и руководству ООО «Отчет Бай» за сопровождение нашего бизнеса. Их отзывчивость и экспертные консультации всегда находились под рукой, помогая нам находить выход из самых сложных ситуаций.

ООО "ИнфоЭкспертРед"

Сотрудничество с ООО «Отчет Бай» с первых дней работы нашей студии стало открытием. Мы обратились за помощью по рекомендации партнеров, также сотрудничающих с этой компанией, и остались довольны.

Начиная с первого контакта, наши впечатления только укреплялись. Менеджер компании проявил внимание и понимание на всех этапах взаимодействия – от первичной встречи до заключения соглашения. 

Одно из ключевых преимуществ – возможность полностью доверить бухгалтерские задачи профессионалам. Это позволяет нам заниматься рабочими вопросами, зная, что вопросы отчетности в надежных руках. Нам остается лишь передать необходимые документы раз в месяц – все остальное берет на себя команда «Отчет Бай».

Мы с уверенностью рекомендуем ООО «Отчет Бай» как надежного, ответственного и профессионального партнера в сфере бухгалтерии.

Вопрос-ответ

Сколько могут храниться документы в архиве?

Сроки разные в зависимости от вида документа. В Беларуси – от 1 года (согласие на обработку личных данных) до постоянного хранения (аттестационные дела о присвоении званий доцента, профессора, присуждении степеней кандидатов наук).

Как правильно хранить документы в архиве?

Они хранятся в специальном помещении с сигнализацией и противопожарной системой, температурой воздуха в пределах 17-19 градусов и его влажностью 50-55%. Если нет специального освещения, то документацию хранят в специальных стеллажах закрытого типа.

Какие документы хранятся в архиве постоянно?

Это аттестационные дела о присвоении учёных званий и степеней, а также приказы, штатные расписания, номенклатура дел, уставные ценные бумаги, паспорта сделок, документы о приватизации и другие. 

Сколько лет дела хранятся в архиве?

От одного года до постоянного там пребывания.

Какие три формы хранения документов существуют?

Речь об архивном (хранятся государственные документы), бухгалтерском (бумаги размещаются в офисе или организация обращается за услугой архивирования в нашу компанию) и государственном (задействуются госархивы) хранении.

Как считать срок хранения документов в архиве?

Его исчисление стартует с первого января года, идущего за годом, в котором завершилось делопроизводство. 

Какие документы хранятся более 5 лет?

Среди них – платёжные ведомости и документы к ним, «расчётники», материальная помощь, пособия. А также документы из разряда постоянно хранимых.

Какие дела хранятся свыше 10 лет?

Это дела по личному составу и документы временного и постоянного хранения – паспорта сделок, кредитные договора, документы о дебиторских и кредиторских долгах, счета-фактуры и другие.

Оформите заявку прямо сейчас

Не знаете какой тариф выбрать для вашего бизнеса? Заполните форму и получите бесплатную консультацию

    Имя
    Error
    Телефон
    Error

    Заполняя форму обратной связи, Вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

    Заполняя форму обратной связи, Вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

    Свяжитесь с нами прямо сейчас!