Бухгалтерский аутсорсинг: что это простыми словами, плюсы и минусы

Аутсорсинг для рынка Беларуси явление не новое. 5-10 лет назад большинство предпринимателей, крупных компаний использовали классический вариант бухгалтерского обслуживания. В штатном расписании всегда присутствовала должность бухгалтера. А при крупных денежных оборотах была целая служба по учету. Но из-за дороговизны и явных минусов спрос изменился. И от штатной бухгалтерии все большее количество представителей бизнеса перешло на аутсорсинг. Что это такое, в каких случаях эффективно, его минусы и недостатки – об этом далее.

Что такое аутсорсинг

Слово “аутсорсинг”, имеющего английское происхождение, означает привлечение ресурсов извне. В общем представлении аутсорсинг – это передача определенного бизнес-процесса на сторону, вне штата. Фиксированный перечень функций будет выполнять не сотрудник, а сторонняя организация.

Передаваться может любой участок деятельности. Среди мирового бизнеса востребован ИТ аутсорсинг, производственный, кадровый и бухгалтерский аутсорсинг.

Бухгалтерский аутсорсинг – это передача участка бухгалтерского участка сторонней организации. Это может быть как профильная компания, так и специалист, который предлагает услуги в частном порядке. Передаваться на аутсорсинг может как весь участок учета, так и отдельный его сегмент: планирование, бюджетирование, кадровые вопросы, налогообложение, формирование и сдача отчетности и т.д.

В процессе  аутсорсинга принимают участие:

1.         Заказчик – это компания, ИП, самозанятый, который передает часть своих бизнес-процессов на сторону.
2.         Исполнитель – обслуживающая компания, работающая по договору. Она несет материальную ответственность перед клиентом, часто и материальную. Например, при налоговой проверке и административной ответственности в виде штрафа, выписанного на имя клиента. В таком случае издержки на его оплату будет погашать аутсорсинговая организация.

Все взаимоотношения между заказчиком и исполнителем официальны. Работа в аутсорсинге реализуется через договор, в котором закрепляется:

• спектр предоставляемых опций;
• их качество;
• сроки;
• ответственность сторон.

Заказчик оплачивает только услуги исполнителя. Никаких дополнительных расходов в виде налогов, заработной платы, аренды и покупки оборудования для бухгалтера нет.

Мировая практика подтверждает эффективность бухгалтерского аутсорсинга.  В странах Европейского Союза около 75% всего бизнеса обслуживаются именно сторонними организациями.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Выделяют несколько типов бух.аутсорсинга:

1.         Консультирование. Фирма обращается за помощью эксперта. Могут работать на постоянной основе. Предлагается узкопрофильное сопровождение конкретного специалиста. Например, аудитора, юриста, налогового консультанта. Клиент оплачивает месячный абонемент на аутсорсинг. При необходимости получает помощь; ответы на вопросы. Также консультация может предоставляться на разовой основе. Возникла потребность, заказчик обратился за поддержкой. Оплата за каждое обращение производится по прайсу.
2.         Комплексный аутсорсинг. Весь участок бухгалтерского учета передается на обслуживание сторонней организации. Этот вид аутсорсинга наиболее популярен. Плюс – организацию сразу может обслуживать целая команда экспертов. Юрист, экономист, бухгалтер, аудитор и т.д. Клиент оплачивает полное бухгалтерское сопровождение под ключ. Всю ответственность за корректность учета заказчик возлагает на исполнителя. Последний отвечает и материально перед заказчиком. Взаимодействие между сторонами имеет долгосрочный характер.
3.         Выборочный. На аутсорсинг передается конкретный участок учета. Часто это тот, который требует оформления в штат еще одного сотрудника. Это может быть кадровый учет, финансы, бюджетирование, составление налоговой и финансовой отчетности.
4.         Управленческий. Непопулярный вид аутсорсинга. Приемлемый для среднего или малого бизнеса, когда в штате есть бухгалтер, бух. служба. Но для их координации, администрирования требуется сотрудник с опытом, навыками управления, в том числе в конкретной сфере. Тогда обращаются к управленческому аутсорсингу.

Большинство аутсорсинговых организаций предлагают одинаковый спектр опций. Отличия незначительные. Искать исполнителя нужно не под конкретный запрос обслуживания. Такие фирмы в  списке  услуг содержат и полный, и частичный аутсорсинг. Есть условия и для долгосрочного, и краткосрочного обслуживания. Спросом пользуются все указанные виды обслуживания. Для кого-то актуальным есть только консультирование. А для многих фирм выгодно именно полное обслуживание.

Что входит в комплексный бухгалтерский аутсорсинг

Важно понять: обслуживание любой фирмы имеет индивидуальный характер. И если конкретная компания предлагает фиксированный перечень опций в пакете аутсорсинга, то это не ограничивает их возможностей. Список конкретных функций аутсорсинга прописывается в договоре на обслуживание.

Что может включать комплексный аутсорсинг:

•         автоматизация учета. Если фирма не имеет специального программного обеспечения, или у нее устарелая информационная база, в ней есть проблемы, то это легко решаемо.
•         первичный учет. Составление первичных документов, разработка индивидуальных форм первичного учета, внесение их в базу, регистры учета. Формирование журнала хозяйственных операций, оборотных ведомостей, карточек учета.
•         учет основных средств, в том числе и нематериальных активов. Формирование балансовой стоимости, оценка активов, их переоценка, списание, реализация. Работа с объектами интеллектуальной собственности; корректный расчет их стоимости, в том числе и авторскими правами, патентами.
•         учет оборотных активов. Работа с запасами, товарно-материальными ценностями, дебиторской задолженностью. Выбор оптимального метода по выбытию товарно-материальных ценностей, подготовка договоров по работе с поставщиками, подрядчиками;
•         учет денежных средств, в том числе и работа с валютой, депозитными счетами, открытыми в иностранных банках. Расчет лимита кассы. Соблюдение законодательства по депонированию зарплаты, выплаты по командировкам и не только;
•         формирование, учет, перераспределение уставного фонда. Расчет резервного капитала, дооценки капитала. Отражение прибыли, убытков, выплат дивидендов;
•         учет кредиторской задолженности, в том числе по заработной плате, кредитам, налогам;
•         кадровый учет – от документального оформления приема на работу до начисления заработной платы. Оформление отпусков, больничных, командировок. Формирование ведомостей по зарплате, страховым взносам;
•         формирование и подача налоговой, финансовой отчетности в соответствии с выбранной системой налогообложения.

Теоретически, аутсорсинг должен решать все вопросы заказчика в системе учета и финансов. Но качество услуг зависит от масштабов самого аутсорсера; его кадрового потенциала. Например, небольшие консалтинговые фирмы могут в штате содержать только финансистов и бухгалтеров. У них будут отсутствовать узкопрофильные специалисты по импорту, экспорту. Также не всегда маленькие аутсорсинговые организации имеют опыт обслуживания производственных, строительных организаций. Причина — специфичность учета, налогообложения.

Когда рационально обращаться к аутсорсингу?

Бухгалтерский аутсорсинг может помочь на любой стадии работы бизнеса. Рационально воспользоваться услугой на старте. Тогда эксперт сможет выбрать корректную форму налогообложения. Грамотно сформирует учредительные документы, Приказ об учетной политике, иные распорядительные бумаги.

Также фирмы-аутсорсеры активно помогают восстанавливать систему учета и после проверок, и некомпетентного штатного бухгалтера. И в иных ситуациях, требующих помощи.

Статистика по аутсорсингу такова:

•         в Беларуси подобные услуги пользуются спросом среди юридических лиц и предпринимателей;
•         наиболее популярный вид – это комплексное бухгалтерское и налоговое сопровождение;
•         за последние годы наблюдается ежегодный спад в сфере аутсорсинга, в том числе по причине санкций;
•         с каждым годом возрастает число операций, передаваемых на аутсорсинг.

Плюсы аутсорсинга в бухгалтерии

Основные преимущества аутсорсинга в бухгалтерском учете:

1.         Экономия ресурсов. В первую очередь денежных. Заказчик платит только за услугу, ее стоимость указана в прайсе. Он не выплачивает зарплату, налоги, страховые взносы при аутсорсинге. Нет необходимости покрывать издержки персонала на стажировку, обучение, повышение квалификации. Дополнительно отсутствует потребность в предоставлении оплачиваемого отпуска. Не забываем и про издержки на оснащение рабочего места, приобретение техники, коммунальные расходы. Если посчитать, то 1 бухгалтер в штате несет колоссальные затраты. Качество его работы не всегда на высоте. А работодатель перед ним несет и социальную ответственность.

Сокращаются временные издержки на некоторые операционные циклы. Например, обработку первичных документов, проведение операции в автоматизированной базе.

2.         Экспертность персонала. Бухгалтер с опытом, навыками, идеальной репутацией для фирмы “стоит” дорого. Не все готовы и могут выплачивать высокие оклады. При поиске сотрудников с более низкой оплатой, страдает их качество. Работодатель не всегда имеет практическую возможность контролировать бухгалтерскую службу. Аутсорсинговая фирма работает за счет репутации. В штате  у нее только надежные опытные специалисты. Они постоянно повышают квалификацию, работают в разных секторах экономики. Знают нюансы взаимодействия с налоговыми органами. Имеют опыт защиты интересов в суде.
3.         Многопрофильность. Аутсорсинг помогает получить комплексное сопровождение. Оплатив пакетное обслуживание, фирма получает команду. Ее консультирует юрист, экономист, бухгалтер. По запросу решаются вопросы, возникающие в процессе ведения бизнеса.
4.         Ответственность, качество обслуживания. Конечно, на рынке есть разные фирмы. Но при грамотном выборе исполнитель несет полную или частичную материальную ответственность. При выявлении ошибки, штрафе, влиянии на деловую репутацию клиента затрата покрываются атусорсинговой фирмой. 

Минусы аутсорсинга: о чем нужно знать

Недостатков у бухгалтерского аутсорсинга при грамотном выборе нет. Это подтверждает практика. Но о возможных минусах нужно знать:

•         разглашение конфиденциальной информации, утечка информации. Хотя между заказчиком и исполнителем подписывается договор о неразглашении информации, риски есть. Другой вопрос в том, что здесь присутствует человеческий фактор. Фирма, которая дорожит репутацией, щепетильно выбирает кадры в штат. И они, как правило, дорожат своей работой.
•         отсутствие заинтересованности исполнителя в развитии фирмы. Работа аутсорсера зависит от объема операций, документов, масштабов фирмы. На его доход не влияет прибыль заказчика. И это плохо. Хотя вопросами по развитию бизнеса должны заниматься иные люди, в частности менеджеры.
•         отсутствие живого общения, непосредственного выхода на объект. Часто консалтинговые фирмы работают онлайн. Услуги предоставляются через интернет, звонки, мессенджеры. Вникнуть в суть проблемы без выезда на объект не всегда возможно. 

Но все указанные минусы не существенны. Они легко решаемы.

Аутсорсинг в бухгалтерском учете – это возможность уже на старте экономически грамотно сформировать систему учета. Выбрать оптимальную систему налогов, выгодные методы расчета амортизации, выбытия запасов. Но квалифицированная помощь может стать полезной на любой стадии работы бизнеса, в том числе и в кризисные моменты. Команда с помощью аудита имеет возможность выявить критические точки, узкие места в производстве, администрировании, налогообложении. Итог – сокращение расходов, повышение прибыли, выход на реальную работу. Исследования подтверждают указанный факт. Большая часть фирм, перешедших на обслуживание, желали сократить издержки. Иные причины были второстепенными.