Как избежать распространенных ошибок в бухгалтерском учете малого бизнеса

Малый бизнес не освобожден от необходимости вести бухгалтерский и налоговый учет. Просто для некоторых категорий фирм предусмотрен упрощенный формат. Корректность и системность учета важны не только для внутренних пользователей (менеджеров, руководителей подразделений, собственников). Данные учета помогают точно и корректно формировать базу налогообложения, рассчитывать налоги и обязательные сборы в бюджет.

Некорректная учетная система формирует искаженное представление о финансовом состоянии компании. Это влечет не только неправильные управленческие решения, но и невозможность найти привлекательного инвестора, кредитора, контрагента.

Но аудит свидетельствует о том, что, к сожалению, много даже штатных опытных бухгалтеров допускают ошибки. Что уже говорить о тех небольших фирмах, где владельцы предпочитают самостоятельно вести учет.

Практика последних десятилетий свидетельствует о том, что финансовые и экономические риски бизнес предпочитает минимизировать с помощью бухгалтерского аутсорсинга. Услуга по обслуживанию обеспечивает гарантию качества, материальную ответственность исполнителя и возможность комплексного обслуживания целой командой экспертов.

Понимание основ бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет — это метод по систематизации, обработке, хранению и передаче определенного типа информации для внутренних и внешних пользователей. Это инструмент постоянной фиксации определенных действий, которые происходят на предприятии (говоря научным языком — хозяйственных операций). Например:

• формирование уставного капитала;
• оприходование товарно-материальных ценностей;
• начисление амортизации основных и нематериальных активов;
• выплата заработной платы сотрудникам и их премирование;
• формирование себестоимости готовой продукции и ее реализация.

Это только лишь малая часть вопросов, которые подлежат постоянному мониторингу во внутренней системе учета. Специфика бизнеса предопределяет и наличие более сложных операций: отражение курсовых разниц, экспортно-импортные сделки, работа с объектами интеллектуальной собственности.

Участков учета много. Каждый из них регламентируется национальными и международными стандартами, законами и подзаконными актами. Сложность в том, что установленные нормы постоянно меняются. И бухгалтер обязан быть осведомленным в таких изменениях. Инача обеспечить избежание ошибок в документах не удастся. Итог — фиксируется нарушение; организация и должностные лицы привлекаются к административной ответственности.

Каждое действие подлежит фиксации в документах:

• первичные формы;
• регистры синтетического и аналитического учета;
• промежуточные и итоговые отчеты.

В зависимости от выбранной формы налогообложения, организационно-правовой системы предприятия нужно использовать и корректные документы. Не забывая при этом о правиле двойной записи: любая операция подлежит отражению по дебету и кредиту счетов (и здесь еще одна сложность для бизнеса, поскольку не все знают и понимают экономическую сущность активных, пассивных, активно-пассивных счетов и ситуации, когда стандартные регламенты не работают).

Например, только вопрос приобретения оборудования требует от бухгалтера знаний:

• какие первичные документы нужны в обязательном порядке для отражения сделки;
• какие методы начисления амортизации могут быть использованы;
• как оприходовать и зачислить актив на баланс;
• как ежемесячно списывать первоначальную стоимость оборудования на расходы текущего периода;
• каким образом можно осуществить уценку на основе морального и физического износа;
• др.

Бухгалтерский учет охватывает не только вопросы, непосредственно связанные с ним. Важно ориентироваться в юридических моментах, понимать финансовые и экономические тонкости вопроса. Это обеспечит избежание стандартных ошибок, неточностей, штрафов.

Избежание распространенных ошибок

На практике выделяют несколько групп ошибок в бухгалтерском учете. Конечно, большая их часть связана с некомпетентностью сотрудника.Их избежание на практике в таком случае невозможно. Он не понимает фактически, как нужно “делать”правильно.

И далее рассмотрим основные их группы и варианты устранения:

1. Ошибки в учетных записях. Могут допускаться по неопытности, невнимательности, большой загруженности бухгалтера; несогласованности работы разных отделов. Например, не проставляется дата на акте приемке товара, в автоматизированной системе учета нет галочки о проведении платежа (в банковской выписке). Могут отсутствовать такие реквизиты как печать, подпись должностного лица. Избежать подобных неточностей можно с помощью внедрения современных учетных систем ПО. Их плюс — они не позволят провести документ в системе без наличия обязательных сведений.
2. Некорректное использование корреспонденции счетов. Здесь вариантов много. Главный — некорректное понимание сущности активных и пассивніх счетов. Например, при увеличении пассивного счета его дебитуют, или, наоборот, при росте активного счета его кредитуют. Дополнительно есть счета активно-пассивные, которые ведут себя нетипично для своего класса. Избежать проблем помогут только знания в сфере учета.
3. Не учет налоговых обязательств. Главная ошибка связана с некорректным отражением доходов и расходов фирмы. Как результат — неправильно рассчитанная база налогообложения, размер налога и налоговых обязательств. Ошибки связаны и с датой, которая позволяет компании признавать доходы и расходы фирмы. Например, полученные авансы от покупателя, залоги от заемщиков не формируют налоговую базу для расчета того же налога на прибыль. Не все денежные поступления от контрагентов дают возможность для налогового возмещения по НДС.

Контроль и аудит

Минимизировать и устранить ошибки бухучета можно двумя методами:

1. Внутренний контроль. Формирование системы контроля позволяет минимизировать риски ошибок. Но проблема для малого бизнеса в том, что содержать в штате еще аудитора дорого. А проверка же со стороны бухгалтера самого себя не имеет должного эффекта. Для крупных компаний идеальным вариантом является формирование аудиторского отдела, отдела контроля и ревизии, которые не подчиняются главному бухгалтеру и независимы от бухгалтерской службы.
2. Внешний аудит.Для малого бизнеса — лучший вариант, когда нет понимания, с чего начать восстановление бухгалтерского учета. Независимая консалтинговая компания оценивает внутреннюю систему учета, диагностирует ее на предмет ошибок и дает рекомендации по их избежанию в будущем. При желании всегда возможна компетентная помощь со стороны экспертов аудиторской фирмы. Они могут не только выявить ошибки, но полностью и восстановить учет в соответствии со стандартами, законами.

Небольшие компании бояться проходить аудиторскую проверку. Особенно при обязательной ревизии (для определенных направлений бизнеса). Но это не так страшно. Первичная задача — это выбрать надежного проверенного исполнителя. После будут предоставлены все рекомендации по вопросу, с чего начать восстановление бухгалтерского учета:

• какие документы подготовить;
• каких сотрудников проинформировать о возможном сотрудничестве с аудиторами;
• что будет включать аудит (возможен как полный, так и частичный аудит).

Что касается обязательного аудита, то лучший вариант — это воспользоваться экспресс-ревизией сторонней консалтинговой фирмы.

Заключение

Малый бизнес допускает много ошибок в системе учета и налогообложения. Основные причины: желание сэкономить и воспользоваться услугами неопытного бухгалтера; сделать все самостоятельно без привлечения специалистов. Небольшие ошибки, такие как опечатки, не заполненные реквизиты и некорректно использованные формы учета, можно откорректировать. Неправильно же использованные счета, ошибки в балансе, расчетах прибыли и налогов влекут за собой череду проблем: проверки, штраф, потеря контрагентов и снижение инвестиционной привлекательности.

Чтобы минимизировать риски ошибок и избежать их в будущем лучше всего:

• досконально изучить законодательство в сфере учета, налогов, права;
• использовать современные удобные автоматизированные программные продукты;
• привлекать в работу надежных специалистов с опытом;
• контролировать работу сотрудников на регулярной основе.

Иной вопрос в том, что все указанные задачи реализуются при наличии значительного бюджета. Если же внедрить все пункты невозможно, то нужно на регулярной основе проводить независимый экспресс-аудит. Эксперты не только продиагностируют систему, но и осуществят исправление ошибок в бухучете (по запросу); предоставят рекомендации по их недопущению в будущем.