Какую программу для бухгалтерии выбрать в 2025 году?

Основу работы любой организации составляет бухгалтерский учёт – система контроля за движением финансов, материальными ценностями и производимыми операциями. Ещё база хранения информации с полным доступом, поэтому от быстроты и эффективности ведения системы зависят бизнес – процессы. Любая ошибка тормозит процесс, вынуждая тратить время на выявление источника и переделки, что неизбежно было раньше, при ручном документообороте. Сегодня, с внедрением программ ситуация улучшилась, снизилось количество ошибок, но проколы всё равно случаются, вот тогда быстрым решением служит автоматизация восстановления учёта. Механизм аналитики базы данных с выявлением допущенных ошибок не просто разовое решение, а удобный инструмент системного ведения учёта, что существенно ускорит работу, заодно минимизирует последствия допускаемых неточностей. Вместо многочасовых поисков среди документов информацию найдёт программа, выявив пробелы и поможет восстановить утерянные фрагменты.

Проблемы традиционного бухгалтерского учета

Для эффективного внедрения программы автоматизированного учёта, важно избавится от завышенных ожиданий изначально. Слепой веры, что система моментально наладит весь процесс, снизив участие человека до минимальных значений, заодно решая существующие проблемы неточности анализа данных. Когда руководство само не видит проблемы и механизме бухгалтерского учёта, нововведение покажется ненужной и дорогой игрушкой. На предприятии автоматизация бухучёта должна производится параллельно с подготовкой руководства и сотрудников, осознанием необходимости нововведения и готовности использовать это как инструмент на постоянной основе.

Традиционные методики учёта сохранились во многих предприятиях, где работают директора и финансисты старой закалки. Не доверяя технологиям, предпочитают бумажный товарооборот, боясь возможных программных сбоев и утечки информации. Это оправданные опасения, но архаичная система не изжила своих проблем, наоборот, в современном рынке все недостатки стали острее:

1. Частые изменения в законодательстве, касающиеся ведения бухгалтерии, вынуждают сотрудников вручную вносить измерения, что тормозит общую работу, увеличивая риск допущения ошибок. Новые ставки налогообложения, требования к оформлению договоров и пр., игнорировать которые нельзя.
2. Требования к документообороту – с традиционным бухгалтерским учётом документы оформляют на бумаге, лишь текст печатается на компьютере. Счета – фактуры, договора и квитанции, бланки отчётов, всё сохраняется в папках на столе или шкафу. Найти что-то по дате оформления долго и нужная бумага может потеряться / испортиться, со временем желтеет и накапливающиеся документы занимают больше места. Автоматизация заменяет целый архив на несколько папок в системе, названных по годам или иным признакам. Поиск осуществляется в поисковой строке набором первых слов, например: “Счет – фактура Новосибирск 2015 год”, через мгновение на экране появляются все документы с нужными обозначениями. Можно систематизировать хранение документов за десятки лет при необходимости.
3. Сроки подачи отчетности – с ручной бухгалтерией составление отчётности – долгий и сложный процесс, особенно подведение итогов за год. Любая ошибка вынуждает копаться в папках, сводить данные вручную, считать суммы на калькуляторе или через Excel. Автоматизированные системы обнаруживают неточности быстро, отображая место в документе и позволяя найти истоки – те же счета – фактуры за нужный период. Заодно напоминают о приближении даты сдачи отчётов, не давая упустить.
4. Контроль и проверки со стороны налоговых органов бумажный учёт не даёт достаточно прозрачности и полной информации налоговым службам. Проверяющие увидят лишь таблицы Excel и финальные отчёты, для подробного анализа им придётся перебирать папки вручную, это долго и малоэффективно. Автоматизированный учёт выдаст подробные данные по любому запросу за пару минут, например, выплату налогов за полгода или год, выписку начислений зарплат сотрудникам и иные сведения.
5. Специфические требования для различных отраслей традиционной бухгалтерии сложно адаптироваться под специфику сферы деятельности предприятия, это длительный процесс с риском допущения ошибок, особенно на старте. Бухгалтерское программное обеспечение же настраиваться изначально, данные о компании – адрес, названия товаров, нюансы производственных процессов, закуп и иные сведения будут занесены в программу. И впоследствии автоматически появляются, без необходимости редактировать вручную.
6. Необходимость в специализированных знаниях – система бухучёта как живой организм постоянно меняется, вынуждая специалистов регулярно проходить обучение. Изучать нововведения программы 1С, требования законодательства к оформлению документов, новым системам расчёта оплаты труда и прочее. Автоматизация способна частично компенсировать это – обновления программы встроены в систему и есть механизм уведомлений пользователя о нововведениях законодательства.

Ещё программное обеспечение делает учёт легко масштабируемым, что важно для быстро растущих предприятий, где товарооборот постоянно растёт и доступным – руководитель получает точную информацию о текущих делах быстро. Это отразится на принимаемых им решениях и эффективности бизнес – процессов в целом. 

Преимущества автоматизации бухгалтерского учета

Внедрение информационных технологий для системы бухучета даёт много преимуществ, как:

1. Автоматизация процессов – современные программы сами выполняют 80% рутинных задач без ошибок и быстро, освобождая сотрудников от нагрузки.
2. Минимизация ошибок как следствие человеческого фактора – данные считываются с документов без необходимости печатать вручную и считать самостоятельно.
3. Ускорение процессов восстановления утерянных данных вследствие систематизации хранения с общим доступом ко всей базе вместо шкафов с папками.
4. Настраиваемая масштабируемость под параметры товарооборота – достаточно внедрить программу на старте, технологии начнут развиваться, наращивая количество операций и анализ с растущей базой данных по мере развития предприятия.
5. Доступность базы по запросу в короткое время – вместо длительных поисков по стопкам бумаг, достаточно одного клика и набора пары слов в поисковом запросе.
6. Упрощение соблюдения предприятием законодательных, налоговых и бухгалтерских норм – система автоматически обновляется, уведомляя пользователя о нововведениях.
7. Автоматическое обновление с введением новых стандартов – функция обновления встроена в структуру, производится по запросу или автоматом.
8. Единая платформа связывает филиалы общей сети компании – общая бухгалтерия для сети с отдельными ответвлениями для каждого филиала.
9. Улучшение анализа информации и прогнозирования – современные технологии изучают продажи и спрос на продукты, составляя отчёты быстро, в текстовом или графическом формате.

Это с лихвой окупает временные и финансовые затраты на освоение новой системы для бухучета.

Как выбрать систему автоматизации для восстановления бухгалтерского учета

Существует множество видов программных обеспечений для бухгалтера, стоит ориентироваться по функциональным возможностям относительно нужд предприятия:

Кроме полноценных программ есть облачные сервисы, доступные без установки с уже настроенными параметрами, вроде:

• “1С: Бизнес – Старт” – упрощёнка для ООО, ИП или самозанятых;
• “Мое дело” – сервис руководителям и бухгалтерам, доступный интерфейс;
• “Контур.Эльба” – онлайн – бухучёт для предприятий с УСН или патентом;
• “Контур.Бухгалтерия” – сервис малым компаниям до 100 сотрудников с УСН;
• “Небо” – на ИП или ООО с самостоятельным ведением бухучёта;
• “СБИС Бухгалтерия и учет” – с электронной отчётностью и ЭДО и пр.

Сложность управления, цена, уровень безопасности и рабочие функции также важны.

Шаги по внедрению автоматизации в процесс восстановления бухгалтерского учета

Выбрав программное обеспечение, внедрять новую систему пошагово, действуя открыто и одновременно по разным фронтам:

1. Определение потребностей – составить задачи для автоматизированной бухгалтерии, заодно выбрать структурные подразделения, которые будут подключены к платформе.
2. Сформулировать задание – задачи автоматизации, заодно определиться, какие инструменты подойдут предприятию. Назначить ответственных исполнителей.
3. Обучение персонала – сотрудников финансового отдела, администраторов и руководство, все пройдут курсы под контролем назначенных ранее ответственных лиц.
4. Тестирование системы, мониторинг и улучшения – обозначить заранее сроки установки, настройки параметров и продолжительность тестового периода. Чтобы сотрудники попробовали функции системы и сообщили о недостатках. Далее вместе с разработчиком доработать платформу, ориентируясь по специфике предприятия.

Важно действовать сообща с персоналом, чтобы каждый понимал важность использования нововведений, научился выполнять ежедневные операции и постепенно перешёл в новый формат.

Заключение

Использование платформы для автоматизации бухучета – не будущее, а сегодняшняя реальность, вынуждающая предприятия отказываться от устаревших методик ведения дел. Современные бизнес – процессы требуют прозрачности, быстроты выполнения и точности, что достигается путём замены ручного труда технологиями. При этом программа не способна 100% заменять бухгалтеров, она лишь упрощает труд сотрудника, выполняя рутинные задачи и минимизируя допускаемые людьми ошибки. Выдает данные быстро, формируя отчёты за пару минут по любым параметрам, следует нововведениям законодательства, позволяя и предпринимателям не отставать от стандартов. Это сказывается на эффективности развития бизнеса, когда процессы не тормозит бумажный документооборот. Конечно, первое время после внедрения программы будут ошибки и “глюки” системы, сама процедура длительная, сложная и требует финансовых вложений. Зато действуя постепенно, руководитель и весь персонал быстро оценят возможности технологий. Когда бессонные ночи при составлении годового отчёта уйдут в прошлое, заодно можно доверить профессионалам – ведение бухучёта, расчёт налоговых платежей, учёт кадров и дополнительные услуги нашего сервиса.